Rondetafel 10 2018: KPI Dashboards zijn als een organisatiespiegel

WCM Rondetafel gesprek

Een KPI Dashboard is een welkom of misschien wel noodzakelijk instrument om een onderneming aan te sturen. Waarmee niet gezegd is dat het eenvoudig is om zo’n monitoringssysteem op te zetten en in te voeren. Doe je dat top-down, of begin je kleinschalig van onderaf? Zijn de beschikbare data betrouwbaar? En welke rol speelt de mens in het geheel?

Deze en andere vragen waren onderwerp van gesprek tijdens de rondetafelbijeenkomst van WCM bij Tilburg University eind maart. De rondetafelsessie was er één in een serie naar aanleiding van de Delphi-studie Smart moves for smart maintenance over de belangrijkste innovatie-onderwerpen in maintenance.

Inventariseren

WCM-directeur Henk Akkermans legt uit dat het doel van de bijeenkomst is om te inventariseren wat er precies gebeurt op het gebied van KPI Dashboards. “Wat lukt er wel en wat niet?” Hij verwijst naar het Delphi-onderzoek waaruit blijkt dat er nogal wat redenen zijn waardoor er niet of niet goed met KPI dashboards wordt gewerkt. De staf weet niet welke KPI’s ze kunnen beïnvloeden, er wordt niet op doelen gestuurd maar op gevoel, de huidige toestand van de assets is niet bekend, de belangrijkste parameters zijn onbekend en weerstand vanuit de organisatie, zijn er enkele.

Onbetrouwbare data

“Waarom doen we het nog niet?” vraagt Akkermans aan de vijftien aanwezige maintenance-experts. Paul Stam (Stork Asset Management Solutions) reageert als eerste. “KPI’s zijn vooral nodig voor het management. Je moet weten op welk level je begint; wat moet er uit het proces komen?” Door voortschrijdende digitalisering en implementatie van telkens nieuwe systemen verdwijnen oude databases en daarmee nuttige informatie, meent Stam. “De betrouwbaarheid van de data is slecht.” Wim Verhagen (TU Delft) voegt daaraan toe: “Weet je niet wat je wilt weten, of is het moeilijk om de data te verkrijgen?”

Silo’s

Volgens Gédo Kuiper (Tata Steel) is een belangrijke reden voor de moeizame situatie rond veel KPI Dashboards het feit dat systemen én organisaties zijn opgedeeld in silo’s. Die verbinden is lastig en is ook iets dat tijdens de ochtend meerdere keren naar voren komt. Kuiper: “Eén van de beloftes van de digitalisering is juist om die silo’s te verbinden met een dashboard erboven, plus een diagnose wat je moet doen in een bepaalde situatie.” “Dan heb je nog steeds verschillende databases”, zegt Giel Jurgens (Havenbedrijf Rotterdam). Dat hangt af van het niveau waarop je het insteekt, vindt Kuipers collega Sander Dekker.

Management betrekken

Er zijn al heel veel dashboards gemaakt in de loop der jaren, zegt Arie van Vliet van Goude Vuurvast Services. “De vraag moet zijn: “Waarin ben je geïnteresseerd. Je kunt niet zeggen er is één dashboard, je moet kijken naar wat je nodig hebt. De data zijn er, hoe haal je de informatie eruit?” Stam: “De vraag is: waar begin je? Top down, of zoals Sander zegt: klein en van onderaf?” Jan Willen Davidse (PDM Consulting) vindt dat het allebei kan: praktisch van onderaf beginnen en tegelijk het management betrekken. “Gebeurt dat niet, dan verzandt het.” Nils Luger (SPIE Nederland) ziet in de praktijk dat er sprake is van ‘een clash’ tussen wat het management wil en wat er in het veld gebeurt. “Bijvoorbeeld een voorman die zich bedreigd voelt, omdat er sensoren worden geplaatst.” Zijn tweede punt is dat in veel organisaties maintenance nog steeds gezien wordt als kostenfactor in plaats van een afdeling die geld verdient voor het bedrijf.

Veel data

Akkermans vraagt aan Roland Grimm (BOM) wat de situatie is in de militaire luchtvaart. Volgens Grimm komt er tegenwoordig zoveel data uit een gevechtsvliegtuig dat ‘ze niet weten wat ze ermee moeten’. En daar komen de afzonderlijke componenten nog bij, zegt hij. “Ieder met hun eigen data. Dus heel veel data en heel veel componenten; dat maakt het moeilijk om de combinatie te maken.” Patrick Kats (MaxGrip) vraagt zich af of machine learning niet een rol kan spelen hierbij, zodat data die niet nodig is vanzelf uitvalt. Van Vliet brengt in dat je niet van iedere prestatie-indicator een KPI moet willen maken om die vervolgens te vertalen naar een dashboard.

Output versus outcome

Jurgens nuanceert waarop je als organisatie moet meten, en de invloed die je daar wel of niet op hebt. Jurgens: “De output van een technische organisatie is beschikbaarheid. Bij infra is dat niet zo. De output is dan bijvoorbeeld asfalt, maar dat kan je niet meten als KPI. Dan moet je kijken naar de outcome; de bereikbaarheid.” In de infra heb je wel de output maar meestal niet de outcome zelf in handen, vervolgt hij, omdat de gebruiker zorgt voor verstoring.

Continu verbeteringsinstrument

Guojun Zhu (Engie) vindt dat het bij performance management niet alleen moet gaan om het meten van de asset, maar ook om het meten van de onderliggende functionaliteiten. “De kern is”, zegt Zhu, “waar zitten de onderliggende gegevens? Hoe is de performanceboom opgebouwd? De theorie klopt vaak wel, maar de praktijk niet, bijvoorbeeld omdat mensen gegevens manipuleren.” Hij ziet drie uitdagingen. “Hoe kan je de doelstellingen koppelen aan de performance, op welke manier kan je de gegevens verkrijgen en hoe kan je performancemetingen gebruiken als continu verbeteringsinstrument?”

Hoopvol?

Akkermans constateert dat het gesprek van vandaag ook plaats had kunnen vinden in – pakweg – 1986. Hij vraagt of al die jaren aan technische vooruitgang en betere skills dan niets hebben opgeleverd. Volgens Stam is het alleen maar slechter geworden. “Meer data, die onbetrouwbaarder zijn.” Dekker vindt van niet. De afgelopen twintig jaar zijn bij Tata Steel alle managementprocessen beschreven en zijn de bijbehorende KPI’s vastgesteld. “Zo hebben we het stap voor stap opgebouwd. En met audits controleren we of de uitkomsten matchen met het resultaat.” Marthijn van Dessel (SPIE) stelt dat het cruciaal is hoe de mensen ermee omgaan. “Je moet de mensen aan de hand meenemen en vertrouwen in de nieuwe techniek opbouwen.”

Prisma

Akkermans: “Misschien is KPI Dashboards wel een thema waarbij al het andere ‘binnenfietst’. Ik hoor namelijk alle Delphi-onderwerpen voorbij komen. KPI Dashboards is als een spiegel die laat zien hoe goed we het onderhoud doen. En een prisma van al die andere trends.”

Sturen op outcome

Jurgens zegt dat asset management meer moet aanhaken op de wensen van de gebruiker en dan is technische beschikbaarheid niet voldoende. “Technische beschikbaarheid van een kademuur zegt een kapitein niets. We moeten dus meer sturen op de outcome.” Akkermans ziet dat al gebeuren in de offshore windindustrie, Jurgens doet het al met zijn kademuren en Stam ziet het ook in de offshore-industrie. Luger voegt nog toe dat dashboards op het gebied van veiligheidsprestatie-indicatoren veel verder zijn ontwikkeld.

Oplossingsrichtingen

Akkermans vindt dat het onderwerp nu wel van alle kanten is belicht en zoekt een oplossingsrichting. Volgens Jurgens ligt het antwoord bij Maintenance Management. “Wij staan aan de lat. General management is er niet mee bezig. Wij kunnen tot en met de output. Voor de outcome moeten we de dialoog aangaan.” Luger begint liever kleinschalig: “Neem een kritische asset die al hoofdpijn veroorzaakt als casus. Dan krijg je het management vanzelf mee.” Kuiper: “Als je stappen wilt maken, moet je investeren en kom je bij het general management uit.” Je hebt intern ook te maken met de competitie met andere investeringsplannen, dus de businesscase moet ook goed onderbouwd zijn, zegt hij.

Politiek besluit

Akkermans: “Stel, er gebeurt iets in de operatie, waardoor je besluit meer of minder te produceren en dat resulteert in meer degradatie en dus extra onderhoud. Dus wat ga je doen, wat is de beslissing? Dat is gezamenlijke besluitvorming.” Zhu zegt dat zoiets vooral een politiek besluit is, bijvoorbeeld omdat men meer wil verdienen. Het tweede is kennis, zegt hij. “De modellen zijn nog niet compleet, de data ook niet. Dat is het probleem met nieuwe systemen, er is nog weinig ervaring mee.”

Mensen monitoren

Stam haalt de rol van de mens aan. “Wat is het opleidingsniveau, bijvoorbeeld. Ik zie veel human failure.” Akkermans: “Vermoeidheid en ervarenheid spelen inderdaad mee. Is dat een trend, dat we mensen gaan monitoren?” Stam: “Ik zie het nergens gebeuren, eigenlijk wel vreemd. De techniek wordt steeds ingewikkelder en de kans op fouten neemt toe.” Kuiper ziet wel mogelijkheden met simulatie en twinning. “Spelen zonder kapot te maken.”

Kennisborging

Kats: “Wat me opvalt vandaag, is dat het negatief is, complex en moeilijk, terwijl het maken van een KPI Dashboard nog nooit zo gemakkelijk was. Toch lukt doorpakken niet en halen we niet eruit wat we willen. Kennis is cruciaal; je moet de juiste kennis in je dashboard stoppen. Maar als je de juiste mensen niet hebt om die modellen te bouwen, lukt het niet.”

Eigenaar

Kuiper: “Even iets anders nog; waar staat dat ding eigenlijk? De leverancier zegt ‘geef ons de data’. Wie is de eigenaar? Er worden nieuwe businessmodellen ontwikkeld. Je maakt straks afspraken met organisaties die jouw assets beheren en daarvoor data en geld ontvangen.” Akkermans: “Ben je dan nog in staat om op termijn kritisch naar je eigen assets te kijken? Daarvoor heb je wel domeinkennis nodig.”

Davidse: “Er zijn twee typen dashboards; asset health en workflow. Bij asset health zie ik veel innovaties, bij workflow is het nog net als tien jaar geleden. En de menselijke factor speelt daarin een belangrijke rol. Wat ook opvalt is dat maintenance en business twee verschillende werelden zijn; dat moet geïntegreerd.”

Grimm heeft een financiële achtergrond en zegt dat het bij KPI’s in de gestandaardiseerde financiële sector ook niet vlekkeloos verloopt. “Dan voorzie ik voor het onderhoud nog wel een uitdaging.”

Contactpersoon:

Henk Akkermans
+31 6 53 79 00 09
Heeft u een vraag?
2018-04-26T15:30:46+00:00
Navigatie